Tilikaudet on tärkeää määritellä ennen ohjelman käytön aloittamista.
Pääset muokkaamaan tilikaudet osiossa Kirjanpito -> Tilikaudet.
Määrittele tilikausille nimi, alku- ja loppupäivämäärä. Oletuksena oleva tilikausi on merkattu kalenterivuoden mukaisesti. Mikäli tilikautesi ei ole kalenterivuoden mukainen, muista muokata olemassa oleva oletustilikausi myös oikeilla päivämäärillä. Ainoa vaatimus ohjelman kannalta tilikausilla on se, että jokaiselle tapahtumalle annettavalla päivämäärällä tulee olla tilikausi luotuna.
Löydät tilikartan osiosta Kirjanpito -> Tilikartta. Eebussa kaikilla yrityksillä on käytössä oletuksena perustilikartan suppea versio. Osion Toiminnot-valikosta voi tilikartan vaihtaa laajaan versioon.
Tilien nimiä ja oletus alv-koodia voi muokata. Ryhmän nimen muokkaus onnistuu Toiminnot-valikosta löytyvän Muokkaa ryhmiä-toiminnon avulla. Voit halutessasi luoda uusia tilejä ohjelmaan. Esimerkkejä uusista tileistä voisi olla useampia pankkitilejä tai myyntitilejä. Aloita uusien tilien luominen valitsemalla Toiminnot-valikosta ”Uusi tili”.
Päätili = jo olemassa oleva tili, jonka perusteella ohjelma tietää, mikä tili uusi luomasi tili on. Esimerkiksi myyntitilejä luodessa päätili on 3000.
Koodi = uuden luomasi tilin numero. Esimerkiksi myyntitilejä luodessa koodi voisi olla 3001
Nimi = tilin nimi
ALV-koodi = Kun tositteelle syötetään kyseessä oleva tili, ohjelma syöttää tämän ALV-koodin automaattiseti samalle tositeriville
Valitse sovellusvalikosta Kirjanpito -> Tositteet.
Valitse Toiminnot -> Uusi tosite -> Aukeaa ”Uusi tosite” –ikkuna.
Syötä yläosaan tositteen tiedot.
Tositeriveille syötetään tapahtumat.
Valitse ensin tili-sakkeeseen kirjanpitotili, jolle haluat tehdä merkinnän.
debet ja kredit –sarakkeeseen syötetään summa. ALV-sarakkeeseen syötetään ALV-koodi, mikäli sellainen tarvitaan.
Esimerkki: Mikäli syötät esimerkiksi myyntitapahtumaa olettaen, että myyntitilinä käytetään 3000, syötä myynnin bruttosumma kredit-sarakkeeseen, jonka jälkeen syötä myynnin ALV:ia vastaava ALV-koodi ALV-sarakkeeseen esimerkiksi K23 ja paina Enter-näppäintä niin monta kertaa, että valittu solu siirtyy seuraavalle riville, niin ohjelma täyttää sinulle myynnin ALV:n osuuden myynnin ALV-tilille alemmalle riville ja muuttaa syöttämäsi bruttosumman kredit-sarakkeeseen nettosummaksi. Näin syötät myyntitapahtuman nopeasti.
Kun tosite tallennetaan, sille syntyy tositenumero, jota ei pysty jälkikäteen muokkaamaan. Tallennuksen jälkeen sitä kuitenkin voidaan muokata muuten. Tosite saadaan muokkaustilaan valitsemalla ”Muokkaa” -> ”Muokkaa tositetta”.
Huom! Ennen kuin tositteelle tehdyt merkinnät näkyvät raporteilla, tulee tosite hyväksyä. ”Toiminnot” -> ”Hyväksy tosite”.
Hyväksymisen jälkeen tositteen muokkaaminen on rajoitettua. Jos hyväksyttyyn tositteeseen halutaan tehdä korjauksia, valitaan ”Muokkaa” -> ”Tee korjaus”. Korjauksella voidaan tehdä muutoksia tositeriveille, mutta tositteen yläosan tietoja, kuten päivämäärää, ei voida muokata.
Korjaamisessa virheellinen tositerivi mitätöidään delete-näppäimellä, jolloin rivi muuttuu punaisella yliviivatuksi. Sen jälkeen virheellinen rivi syötetään kokonaan uudelleen tyhjälle riville.
Eebun asetuksista voidaan määrätä, tekeekö ohjelma osto- ja myyntireskontran tapahtumista automaattisesti tositteet.
Yläpuolella on kuva automaattisten kirjanpitotositteiden määrittämisestä, johon pääset ”Oma Eebu” -osiosta painamalla asetukset-nappia ja valitsemalla aukeavasta ikkunasta Kirjanpito-välilehden. Voit siellä määritellä ruksaamalla mistä osiosta haluat tai et halua Eebun tekevän automaattisesti tositteita. Näitä osioita ovat Laskutus, Suoritukset, Ostolaskut ja Maskut. Kirjanpito-kohta, joka näkyy näissä samoissa asetuksissa, on sitä varten, että siihen voidaan merkitä käsin syötettävien tositteiden oletus tositelaji.
Tositelaji-sarakkeessa määritetään, mitä tositelajia automaattinen tiliöinti käyttää. Tili-sarakkeessa määritetään, mitä kirjanpitotiliä ohjelma käyttää myyntisaamiset-tilinä myyntilaskuja hyväksyttäessä ja ostovelka-tilinä ostolaskuja hyväksyttäessä.
Tositelajit tarkoittavat käytännössä sitä, että erityyppisillä tositteilla käytetään omaa juoksevaa numerointia, esim. ostolaskuille OL ja myyntilaskuille LASK. Tositelajit eivät ole pakollisia, mutta helpottavat kirjanpitoa. Tositelajeja voit luoda osiossa ”Kirjanpito” -> ”Tositelajit”.
ALV-kirjaus tehdään tositteella. Kun haluat tehdä ALV-kirjauksen kuun loppuun, aja raporteista (”Kirjanpito” -> ”Raportit”) ALV-laskelma tarvitsemaltasi kuulta rajaamalla aika päivämäärä-kenttään esimerkiksi:
Tällöin saat sieltä tiedon, joudutko maksamaan ALVia vai jääkö ALVia saatavaksi. Tämän jälkeen, tee käsin tosite kuun viimeiselle päivämäärälle, niin saat merkittyä tapahtuman kirjanpitoon ja taseessa on ALVt oikein.
HUOM! tässä on tärkeää, että jätät ALV-sarakkeen tyhjäksi. Tämä tehdään siksi, että Eebun ALV-laskelma laskee vain ne tositerivit, joissa ALV-koodi on merkitty ja ALV-kirjauksen ei tule näkyä ALV-laskelmassa.
Kirjanpitoraportit löytyvät ”Kirjanpito” -> ”Raportit”. Alapuolella näet, mitä kaikkia raportteja Eebun kirjanpito-osiossa on mahdollista ajaa.
Kirjanpidon raportitRaportit-osio tarjoaa mahdollisuuden luoda erilaisia raportteja Ostoreskontra rekisteristä. Raportteja voi luoda joko suoraan näytölle tai sitten seuraavissa formaateissa: PDF, Excel, TXT, HTML.
Raportin luonti aloitetaan valitsemalla ensin ylävalikosta Raportit-valikko ja sieltä jonkin mahdollisista vaihtoehdoista. Kun haluttu raporttityyppi on valittu, aukeaa ensin ikkuna jonka avulla on mahdollista supistaa haettavat vaihtoehdot hakemalla vain tietoja jotka täsmäävät valittuun hakuehtoon. Kun hakuehdot on asetettu, aukeaa ikkuna jossa voi valita raportin tulostusmuodon sekä raportin tietojen lajittelutyypin. Raportin luonti käynnistyy Ok-nappia painettaessa.
Hakuvelhon avulla voi määritellä useita hakuehtoja raportin tietojen hakemiseen. Kts. Eebu hakuvelho.
Päiväkirjassa tositteet on listattu tositetyypin ja numeron mukaan. Tosite tiedoista näkyy tilimerkinnät sekä päivämäärä.
Pääkirjassa tapahtumat näkyvät tileittäin.
Tililuettelossa näkyy kaikki tilit, sekä niille merkittyjen tapahtumien summa.
Tase-raportilla näkyy kaikki tasetileille merkityt tapahtumat tileittäin ryhmiteltynä.
Tuloslaskelma-raportilla näkyy kaikki tulostileille merkityt tapahtumat tileittäin ryhmiteltynä.
