Valitse sovellusvalikosta Myynti -> Laskut.
Aukeaa laskut-osio, josta valitaan Toiminnot-valikosta ”Uusi lasku”.
Valitaan seuraavaksi aukeavasta ikkunasta laskun laji ja käytettävä valuutta.
Seuraavaksi aukeaa varsinainen lasku-ikkuna, johon täytetään laskun tiedot.
Kaikkiin kohtiin, joissa kentässä lukee , voidaan hakea tietoa ohjelman muista rekistereistä. Mikäli et muista, mitä kaikkea sinulla näistä rekistereistä löytyy, painamalla välilyöntiä näppäimistöltä, kenttä tekee ns. tyhjän haun ja hakee 20 uusinta tietuetta kyseisestä rekisteristä. Yksi näistä hakukentistä on Asiakas-kenttä. Alkamalla kirjoittamaan haettavan asiakkaan henkilön tai yrityksen nimeä kenttä tarkentaa hakua ja näyttää löytyneet tulokset kentän alapuolelle avautuvasta valikosta. Mikäli sinulla ei ole vielä laskutettavaa asiakasta luotuna, niin voit luoda sen valitsemalla pudostusvalikosta ensimmäisen ”Uusi asiakas” –vaihtoehdon ja avautuvasta uusi asiakas –ikkunasta voit luoda asiakkaan. Ei siis tarvitse mennä erikseen asiakaskortistoon luomaan asiakasta, ennen kuin laskun voi tehdä vaan voit luoda sen samalla kun teet laskua.
Kun olet saanut kaikki tarvittavat laskun tiedot täytettyä, voit alkaa täyttämään laskutettavia tuotteita. Mene tuoteluettelon ensimmäiseen kenttään ja ala kirjoittamaan tuotteen nimeä, jolloin ohjelma aukaisee tuoteluettelon alapuolelle ja ehdottaa sinulle tuotteita tuotekortistosta.
Mikäli tuote on jo tuotekortistossa, voit valita sen alapuolelle ilmestyvästä valikosta. Muuten voit luoda uuden tuotteen valitsemalla ensimmäisen vaihtoehdon ”Uusi tuote” ja luoda tuotteen samalla kun teet laskua.
Huom! Jos käytössäsi on varastonhallinta, eli käytät varastosaldoja ja haluat, että ohjelma vähentää laskulle syötettyjen tuotteiden määrät varastosta, tulee sinulla olla ko. tuotteet luotuna varastoon valmiiksi ja tuotteilla pitää olla saldoa. Eli varastotuote-tyyppistä tuotetta (ks. varasto-kohdasta tuotetyypit) ei voida luoda ”lennosta” laskua tehdessä. Tuotteet, joita laskua tehdessä voit luoda yllämainitulla tavalla, ovat ”Ei varastotuote” ja ”Palvelu” –tuotteet, joilla ei ole saldoa.
Nyt kun tuotteet on saatu syötettyä riveille, on hintojen tarkastaminen ja mahdollinen muokkaaminen seuraava tehtävä. Tässä kohdassa tulee huomioida, mikä on myyntiasetuksissa määritetty yrityksen ALV-laskutapa. Vaihtoehdot ovat Bruttoperiaate, Nettoperiaate tai Ei ALV-velvollinen. Tuotteille on määritetty vain yksi myyntihinta ja se sisältääkö hinta ALV:n vai ei, riippuu ALV-laskutavasta. Bruttoperiaatteella ohjelmassa näkyvä hinta on luonnollisesti bruttohinta ja tämä myös näkyy tulostetulla laskulla yksikköhintana. Kannattaa tarkastaa, kumpi on omalle toiminnalle luonnollisempi vaihtoehto. Ohjelman toiminnan kannalta asialla ei ole merkitystä, mutta käyttäjän tulee tietää tämä, jotta osaa käsitellä hintoja oikein.
ALV:n käsittely Eebussa tapahtuu ALV-koodien avulla. Saat ALV-koodit näkyviin laskulla, kun valitset tuoteluettelon vasemmasta alareunasta välilehden ”2. Myyntitili”.
Sarakkeessa ALV voit määritellä, mitä ALV-koodia käytetään milläkin tuoterivillä. ALV-koodit koostuvat kahdesta eri osasta, Kirjaimista K, EP, ET, U tai R ja verokannasta, joka yleisimmin on 23. Tässä ALV-koodien selitykset:
Eli yleisimmin (ja yläpuolella kuvassa) käytetään oletuksena olevaa K-alkuista koodia ja verokantana 23, kun käydään kauppaa Suomen sisällä. Lisää EP, ET ja U –koodin käytöstä kohdassa ”Ulkomaan kauppa myynnissä”. Ja R –koodin käytöstä kohdassa ”Rakennusalan käänteinen verovelvollisuus myynnissä”.
Löydät kaikki ohjelman sisältä löytyvät ALV-koodit osiosta Kirjanpito -> ALV-koodit.
Kun olet saanut kaikki laskun tiedot ja tuotteet syötettyä, on hyvä esikatsella laskua ja tarkastaa onko kaikki merkinnät oikein, ennen kuin sulkee sen. Saat esikatselun auki Toiminnot-valikosta valinnalla ”Tulosta esikatselu”. Toiminto aukaisee laskun juuri samassa muodossa, kuin miltä se näyttää hyväksymisen jälkeen tulostetussa oikeassa laskussa, mutta otsikko on laskun sijasta esikatselu. Lasku aukeaa PDF:nä.
Kun olet tarkistanut, että laskussa on kaikki ok, voit tallentaa ja sulkea sen.
Kun lasku hyväksytään, sitä ei voi enää muokata. Siis ”Hyväksy lasku” –toiminnolla lasku lukitaan tilaan, jolloin sitä ei saa enää muokata. Tämä siksi, että kun lasku on lähetetty, tulee se kirjanpitolain mukaan pysyä muuttumattomana mahdollisia myöhempiä tili- tai verontarkastusta varten. Eebu käsittää asian niin, että hyväksytty lasku = lähetetty lasku. (vaikkakin se tulee vielä lähettää erikseen, ks. Laskun lähettäminen).
Kun lasku hyväksytään, siitä muodostuu tällöin myös automaattisesti kirjanpitotosite (edellyttäen, että automaattinen tiliöinti on kirjanpitoasetuksissa määritettynä)
Mikäli siis ehdit hyväksyä laskun ja huomaat jälkeenpäin, että siinä on virhe, tulee siitä tehdä hyvityslasku. (ks. hyvityslaskun teko)
Mutta ennen hyväksymistä mitä tahansa tietoja voidaan vielä muokata valitsemalla muokattava lasku luettelosta ja valitsemalla ylävalikosta ”Muokkaa” -> ”Muokkaa laskua”, joka aukaisee laskun muokkaustilaan.
Hyväksyttyä laskua ei enää voida poistaa, mutta tallennettu voidaan poistaa valitsemalla ylävalikosta ”Muokkaa” -> ”Poista lasku”. Tämä ei poista laskua kokonaan, vaan muuttaa laskun tilan poistetuksi ja ei näytä sitä enää laskuluettelossa. Mikäli haluat nähdä poistetun laskun, valitse ylävalikosta ”Näytä” -> ”Näytä poistetut” ja voit palauttaa sieltä halutessasi poistetun laskun takaisin ei poistetuksi, jolloin se taas näkyy vakionäkymässä ja on muokattavissa.
Laskun poistetuksi jättämisen huono puoli on se, että laskun numero jää käyttämättä ja laskuluettelossa näkyy poistettuja laskuja. Eli laskun numerointiin ei tule aukkoja (kuten ei saisikaan kirjanpitolain mukaan), mutta ne näkyy poistettuina laskuina. Parempi ratkaisu on jättää lasku ”käsittelemättömäksi” ja seuraavan kerran, kun on tarve tehdä lasku, muokkaa olemassa olevaan ”käsittelemättömään” laskuun uuden laskun tiedot kokonaan sen sijasta, että luo uuden laskun uudelle laskunumerolle. Näin laskuja ei jää poistetuksi.
Eebussa viitenumerot ja tietyt SEPA:an liittyvät merkinnät, kuten RF-viite (ei vielä käytössä), muodostuvat automaattisesti, kun lasku hyväksytään.
Laskun saajan osoite voidaan määritellä kolmella eri tavalla.
Laskun saaja on toinen asiakas. Asiakkaan tietoihin (asiakaskortistossa) merkitään ”laskutetaan”-kenttään toinen asiakas, jolle lasku lähetetään aina, kun kyseistä asiakasta laskutetaan. Tästä esimerkki voisi olla se, jos koulua laskutetaan, on laskun saajana yleensä kunta tai kaupunki, jossa koulu sijaitsee.
Laskutusosoite eroaa yrityksen osoitteesta. Merkitään Asiakkaan tietoihin laskutusosoite erikseen, jolloin laskulle tulostuu laskutusosoite.
Yrityksen laskutusosoite on sama, kuin varsinainen osoite. Tällöin laskutusosoitetta ei tarvitse erikseen määritellä.
Huom! laskutusosoitteessa on kaksi osaa, katuosoite tai sähköposti. Katuosoite on tietysti se mikä näkyy laskulla, mutta se kumpaa ohjelma käyttää lähetettäessä, riippuu siitä onko laskutusmuoto kirje vai sähköposti. E-lasku –asiakkaille määritetään verkkolaskuosoite ja verkkolaskun välittäjä, joka toimii e-laskutettaessa laskutusosoitteena.
Kun lasku on hyväksytty, sen jälkeen lasku/laskut voidaan lähettää. Huom! Siis hyväksymättömiä laskuja ei voida lähettää.
Laskun voi lähettää e-laskun eräsiirtona, sähköpostiosoitteeseen suoraan ohjelmasta tai tulostettuna paperilaskuna.
Valitse ”Toiminnot” –> ”Lähetä”.
Ohjelma kysyy laskun lähetystapaa. Voit lähettää ainoastaan sillä hetkellä valittuna olevan laskun tai monta laskua kerralla. Monta laskua lähetettäessä voidaan määritellä pilkuilla tai väliviivalla eroteltuna laskunumerot mitä lähetetään. (malli yläpuolella kuvassa). Sen jälkeen valitaan laskun lähetysmuoto ja mikäli haluat varmistaa sähköpostilla lähetettäessä, miltä lähetty lasku asiakkaalle näyttää, voi ruksata ”Lähetä laskusta kopio itselle”, jolloin saat myös itse sähköpostiin (yrityksesi osoitteeseen) kopion laskusta.
Eebu ei tällä hetkellä tarjoa laskujen postituspalvelua, mutta tietyissä tilanteissa se on mahdollista.
Mikäli lähetät laskusi asiakkaille e-laskuna, ja verkkolaskun välittäjäsi (kuten pankki) tarjoaa laskun postituspalvelua niille asiakkaille, jotka eivät ole e-laskua ottaneet käyttöön, voit laittaa verkkolaskuosoitteeksi välittäjäsi vaatiman sanan, monesti pankeilla se on TULOSTUSPALVELUT. Tällöin he tietävät, että tälle asiakkaalle lasku lähetetään kirjeenä. Tämä asia kuitenkin vaihtelee riippuen välittäjästä, joten varmista tämä asia pankistasi tai muulta välittäjältä, mikäli et käytä pankkia e-laskun välittäjänä.
Ennen tämän lukemista kannattaa lukea ALV-koodeista kohdasta ALV:n käsittely laskuilla.
Yhteisömyynti
Eebussa voidaan tehdä laskuja myös ulkomaisille asiakkaille. Yksi suurin ero verrattuna kotimaan kauppaan on se, että laskut lähetetään ilman ALV:ia. Kun teet laskuja yhteisömaihin, eli EU:sisällä, tulee silloin käyttää ALV-koodeja, jotka alkavat kirjaimilla ET (Yhteisökauppa tuote) tai EP (Yhteisökauppa palvelu). Kun näitä koodeja käytetään, Eebu osaa automaattisesti poistaa ALV:n osuuden laskuilta ja merkitä tarvittavat laskumerkinnät tulostettuun laskuun. Myöskin, kun hyväksytystä laskusta tulee automaattisesti kirjanpitotosite, osaa Eebu merkitä nämä myynnit ALV-laskelmaan oikeille paikoille.
Vienti, EU:n ulkopuolinen myynti
Jos myyt EU:n ulkopuolelle, tulee silloin käyttää U-kirjaimella alkavia koodeja. Eebu käsittelee ne juuri samalla tavalla, kuin yhteisömyynnin koodeja käytettäessä.
Ennen tämän lukemista kannattaa lukea ALV-koodeista kohdasta ”ALV:n käsittely laskuilla”.
Rakennusalan käänteinen verovelvollisuus tuli voimaan 1.4.2011, joka muutti tiettyjen rakennuspalveluiden myyntiin liittyen ALV:n poistamisen laskulta siksi, että ostaja on niissä tapauksissa verovelvollinen.
Tämän hoitamiseen tarvitaan yksi uusi ALV-koodi, tässä ohjeet miten se tehdään:
Tämän jälkeen, kun myyt käänteisen verovelvollisuuden alle kuuluvia palveluita, Teet vain laskun muuten normaalisti, mutta valitse tuoteriveille ALV-sarakkeeseen luomasi R23. Eebu huolehtii AVL:n käsittelystä, laskumerkinnöistä ja kirjanpitotiliöinnistä puolestasi.
Laskut merkitään maksetuksi tekemällä sille suoritus. Suoritukset löytyvät paikasta Myynti -> Suoritukset.
Suorituksia voidaan tehdä joko suoraan tuomalla pankin viitesuoritusaineisto ohjelmaan, jolloin suoritukset tulevat automaattisesti. Toinen tapa on tehdä suoritukset manuaalisesti käsin syöttämällä laskut suoritusriveille.
Viitesuoritusaineiston lataaminen
Lataa pankistasi viitesuoritusaineisto omalle koneellesi, yksi tiedosto.
Aukaise Toiminnot -> Tuo suorituksia.
Aukeaa ikkuna, josta voit ladata pankin viitesuoritusaineiston ja painamalla suorita, ohjelma luo suoritukset pankin tiedoston mukaisesti.
Huom! Viitesuoritukset linkitetään laskuille viitenumeron perusteella, joten jos asiakas on maksanut väärällä viitteellä, ohjelma ei osaa yhdistää sitä oikeaan laskuun automaattisesti, joten se tulee korjata käsin. Mutta kun olet tarkastanut viitesuoritusaineistosta muodostuneet suoritukset, että kaikki on oikein, voit hyväksyä ne ja laskut muuttuvat maksetuiksi.
Voit tarkastaa osiossa Myynti -> Laskut, että kaikkien maksettujen laskujen eteen on tullut vihreä pallo.
Suoritusten tekeminen käsin
Aukaise Toiminnot -> Uusi suoritus.
Valitse suoritustapa ja merkitse suorituksen päivämäärä.
Tämä jälkeen valitse maksettu lasku suoritusriville hakemalla se esimerkiksi asiakkaan tai laskun numerolla.
Hae kaikki maksetut laskut suorituksen riveille ja hyväksy suoritus.
Tämän jälkeen voit tarkastaa osiossa Myynti -> Laskut,
että kaikkien maksettujen laskujen eteen on tullut vihreä pallo 
.
Hyvityslaskun teko aikaisemmin luodulle laskulle tehdään näin:
Mennään osioon Myynti -> laskut
Valitaan hyvitettävä lasku luettelosta ja valitaan Toiminnot -> Tee hyvityslasku.
Ohjelma aukaisee ”Uusi lasku” –ikkunan ja esitäyttää hyvitettävän laskun tiedot ja tuotteet miinus-merkkisenä.
Tämän jälkeen varmista, että hyvitettävän laskun ja hyvityslaskun summien erotus on nolla ja hyväksy lasku.
Mene Myynti->suoritukset
Toiminnot -> uusi suoritus, valitse suorituksen riveille sekä virheellinen että hyvityslasku ja hyväksy suoritus
Nyt on siis kuitattu hyvitettävä lasku. Voit tarkastaa ” Myynti-> Laskut” osiosta, että molemmissa laskuissa on vihreät pallot vasemmalla, eli ne on ”maksettu”. Mikäli automaattinen kirjanpitotiliöinti on päällä, hyvityslasku ja suoritus ovat myös kirjautuneet kirjanpitoon, joten kirjanpidon osalta kaikki on hyvin.
Raportit-osio tarjoaa mahdollisuuden luoda erilaisia raportteja Laskutus rekisteristä. Raportteja voi luoda joko suoraan näytölle tai sitten seuraavissa formaateissa: PDF, Excel, TXT, HTML.
Raportin luonti aloitetaan valitsemalla ensin ylävalikosta Raportit-valikko ja sieltä jonkin mahdollisista vaihtoehdoista. Kun haluttu raporttityyppi on valittu, aukeaa ensin ikkuna jonka avulla on mahdollista supistaa haettavat vaihtoehdot hakemalla vain tietoja jotka täsmäävät valittuun hakuehtoon. Kun hakuehdot on asetettu, aukeaa ikkuna jossa voi valita raportin tulostusmuodon sekä raportin tietojen lajittelutyypin. Raportin luonti käynnistyy Ok-nappia painettaessa.
Voit myös käyttää Eebun hakuvelhoa raportin luomiseen. Hakuvelhon avulla voi määritellä useita hakuehtoja raportin tietojen hakemiseen. Kts. Eebu hakuvelho.
Laskuluettelo-raportti on nimensä mukaisesti yksinkertainen listaus laskuista.
Laskuluettelo asiakkaittain-raportti näyttää laskut ryhmiteltynä asiakkaittain.
Keskeneräiset laskut-raportti listaa keskeneräiset laskut.
Avoimet laskut-raportti listaa laskut, jotka ovat hyväksytty, mutta niitä ei ole vielä maksettu.
Erääntyneet laskut-raportti listaa laskut, jotka ovat erääntyneet, mutta niitä ei ole vielä maksettu.
Suoritukset-raportti listaa suoritukset ja laskut joihin suoritukset kuuluvat.
Myyntierittely-raportti erittelee laskujen rivitiedot alv-kannoittain. Raportista voi valita joko eritellyn version tai yhteenvedon.
Suoritusten tiliöinti-raportti erittelee tositteiden suoritukset tileittäin.
Tiliöintiyhteenveto, suoritukset-raportti tekee yhteenvedon suorituksissa käytetyistä tileistä.
Myynnin tiliöinti-raportti erittelee myyntisi tilit laskuittain.
Tiliöintiyhteenveto, myynti-raportti tekee yhteenvedon myynnissä käytetyistä tileistä.
