Myyntitilaukset -osiossa voidaan hallita myyntitilausprosesseja kokonaisvaltaisesti. Pääasiassa ensin syötetään tilaus, siitä saadaan yhdellä/kahdella napin painalluksella tehtyä toimitus, josta taas voidaan tulostaa toimituslähete ja tehdä yhdellä painalluksella lasku. Eebussa myyntitilausmoduulin keskeisimpiä toimintoja ovat:
Muihin ohjelman osioihin vaikuttavia toimintoja laskutuksen lisäksi ovat:
Varastosaldojen päivittyminen, eli tuotteiden vähentyminen varastosta, kun toimituksia hyväksytään
Tuotesaldojen lisääntyminen varastoon takaisin, kun myyntitilaukselta tehdään palautuksia
Ostotilauksen luominen myyntitilauksella olevista tuotteista
Mene osioon ”Myynti” -> ”Myyntitilaukset”. Avaa ”Toiminnot” -> ”Uusi tilaus”.
Aukeaa Myyntitilaus-ikkuna
Yläosaan täytetään normaalisti tilauksen tiedot, mitä tilaukselle tarvitaan. Huomioithan, kun tilauksesta tehdään lasku, kopioituvat tiedot, kuten maksuehto yms. myös laskulle. Joten kaikki mahdollinen kannattaa syöttää jo alussa, ennen kuin aletaan syöttämään tuotetietoja. Asiakas-kenttä on hakukenttä. Kuten muissakin hakukentissä, painamalla välilyöntiä saat 20 viimeksi luotua tietoa haettavasta rekisteristä, tässä tapauksessa asiakkaista. Voit kirjoittaa asiakkaan nimen tai yritysasiakkaan tapauksessa yrityksen nimen, jolloin pudotusvalikkoon suodattuu asiakkaita asiakaskortistostasi.
Tuotteet syötetään tilauksen tietojen alapuolella olevaan luetteloon. Tuoterivit ovat hakukenttiä tuotekortistosta. Alkamalla kirjoittamaan tuotteen koodia tai nimikettä, avautuu alapuolelle pudotusvalikko, josta voit valita hakemasi tuotteen. Täytä tuotteet, määrät ja hinnat luettelon riveille, jonka jälkeen voit siirtyä kohtaan keräily.
HUOM! Tähän asti olet voinut muokata tilausta ja tuotetietoja. Kun menet tästä eteenpäin ja luot toimituksen, tuotteet lukkiutuvat tilaukselle ja niitä ei voi enää poistaa. Eli huolehdithan, kun painat nappia ”Luo toimitus”, että tilauksessasi on varmasti oikeat tuotteet.
Mikäli kuitenkin ehdit aloittaa toimituksen luonnin, paina ”Peruuta toimitus”, jolloin pääset takaisin tilauksen alkutilaan. Jos ehdit hyväksyä yhdenkään tuotteen toimituksen ja sen jälkeen huomaat, että tilauksella on vääriä tuotteita, ainoa tapa on palauttaa tuotteet ja tehdä koko tilaus uudelleen (kopioimalla, katso alapuolelta).
Valitse ”Toiminnot” -> ”Palauta kaikki” ja sen jälkeen oikeasta alakulmasta ”Hyväksy palautus”. Tämä toiminto palauttaa kaikki toimitetut tuotteet takaisin varastoon. Sulje tilaus ja kopioi se uudeksi tilaukseksi valitsemalla ”Muokkaa” -> ”Kopioi tilaus”. Muuta uuteen kopioituun tilaukseen oikeat tuotteet ja hoida tilaus, toimitus ja laskutus loppuun uudella tilauksella. Vanha tilaus jää rekisteriin, siihen kannattaa muuttaa tilattujen tuotteiden määrät nollaksi ja laittaa lisätietoihin merkintä, että siitä on tehty uusi tilaus eikä sitä tilausta enää käsitellä.
Kun tilaus on syötetty, on aika aloittaa tuotteiden kerääminen. Saat tulostettua keräilylistan aloittamalla tilauksen käsittelyn painamalla ensin ”Luo toimitus”-nappia ja sen jälkeen avaamalla tilauksen vasemmalta ylhäältä ”Toiminnot” -> ”Tulosta keräilylista”. Tilaus on nyt siis edennyt ”keräily” vaiheeseen. Näet tämän, kun katsot tilauksen vasemman alakulman välilehtiä, jolloin kohta 2. Keräily on valittuna (mallikuva alla).
Keräilylistan tulostettuasi voit sulkea ja jättää tilauksen siihen tilaan ja jatkaa sen käsittelyä, kun tiedät, mitkä tuotteet oikeasti toimitetaan. Kun olet saanut keräilyn suoritettua, siirry toimituksen luontiin.
Kun olet saanut keräiltyä tuotteet ja sinulla on luultavasti jossain merkattuna todelliset, toimitettavat määrät. Merkitse nämä määrät ”Toimitetaan” -sarakkeeseen. Huom! Sinun tulee olla ”2. keräily” -välilehdellä nähdäksesi ”Toimitetaan” -sarakkeen.
Kun olet merkannut kaikki todelliset toimitettavat määrät, voit painaa ”Hyväksy toimitus”. Tällöin syntyy toimitus (vaikka et näe sitä myyntitilauksella, osioon ”Varasto” -> ”Toimitukset” on ilmestynyt uusi toimitus). Jos toimituksessa on ”varastotuote”-tyyppisiä tuotteita, niiden saldot ovat vähentyneet varastosta. Jos tuotteet ovat ”Ei varastotuote” tai ”Palvelu” -tyyppisiä tuotteita, niillä ei ole saldoa, joten ne eivät tietystikään vähene, mutta näkyvät toimituksella.
Huom! Mikäli tuotteesi ovat tyypiltään ”varastotuotteita”, niillä on luotuina saldo ja Eebu ei anna toimittaa enempää, kuin mitä tuotteita on jäljellä varastossa. Eli tuotesaldo ei voi mennä miinukselle. Mikäli tuotteesi ovat ”Ei varastotuote”- tai ”Palvelu” -tyyppisiä, niillä ei ole saldoa ja niiden toimitusta ohjelma ei estä missään tapauksessa.
Kun olet toimittanut tuotteet, voit tulostaa lähetteen valitsemalla ”Toiminnot” -> ”Tulosta toimituslähete”. Lähete tulostuu PDF-muodossa, jolloin voit lähettää sen sähköpostina tai tulostaa paperille.
”Luo lasku” -nappia painamalla ohjelma tekee sinulle laskun kaikista toimitetuista tuotteista. Kun sinulla on myyntitilaus-ikkuna auki, sinun tulee olla välilehdellä ”3. Toimitukset” .
Toimitukset -välilehdellä ollessasi näet ”Laskutettu” -sarakkeen .
Kuvassa näkyy, että tuotteita on toimitettu kummallakin rivillä yksi, mutta laskutettu-arvo on nolla. Kun tällä tilauksella painetaan ”luo lasku”-nappia, laskutettavien tuotteiden määrä (lasketaan kaavalla ”toimitettu miinus laskutettu”) on kummallakin rivillä yksi. Eli ohjelma luo sinulle tilauksen mukaisen laskun osioon ”Myynti” -> ”Laskut”. Tällöin myös ”laskutettu”-sarakkeeseen päivittyy, kuinka monta tuotetta on laskutettu.
Koontilaskutus on kätevä toiminto, jos tilauksia on paljon, etkä halua laskuttaa niitä yksitellen. Koontilaskutus on siis sitä varten, että kun olet saanut monta tilausta käsiteltyä, keräiltyä tuotteet ja tulostanut lähetteet lähteviin lähetyksiin, voit loppujen lopuksi laskuttaa kaikki tekemällä koontilaskutuksen. Löydät toiminnon ”Tominnot” -valikosta (kuva alla).
Koontilaskutus-toiminnolla voit laskuttaa vaihtoehtoisesti kaikki laskuttamattomat toimitukset, tietyn asiakkaan, tietyn asiakasryhmän tai tietyn tilausluokan.
Koontilaskut tekee siis kaikista valituista, toimittamattomista tuotteista laskun lasku -osioon, jolloin voit kätevästi lähettää kaikki keralla. Tämä säästää aikaa huomattavasti, kun tämän käytön opettelee.
Mikäli sinulla on jäänyt tuotteita jälkitoimitukseen, voit hoitaa sen Eebussa kätevästi. Esimerkiksi, jos asiakas on tilannut kaksi tuotetta ja sinulla on tilauksen käsittelyhetkellä ollut niitä varastossa vain yksi, et ole saanut toimitettua asiakkaalle kuin yhden tilatuista tuotteista. Nyt sinulle on tullut kyseistä tuotetta ja haluat toimittaa sen asiakkaalle ja laskuttaa. Sinun ei tarvitse luoda uutta tilausta, vaan etsit sen tilauksen, josta se tuote jäi alun perin toimittamatta ja hoidat sen tilauksen loppuun. Aukaise ko. tilaus ”Muokkaa” -> ”Muokkaa tilausta” ja aloita toimittamattoman/toimittamattomien tuotteiden toimitus painamalla ”Luo jälkitoimitus” -nappia oikealta alhaalta. Nyt olet taas luomassa toimitusta, eli palaa tässä ohjeessa takaisin kohtaan ”toimituksen luonti” ja seuraa ohjetta kohtaan ”Laskun luominen tilauksesta” asti, jolloin saat toimitettua ja laskutettua jälkitoimituksesi.
Vinkki: Voit ajaa Myyntitilausraporteista (”Myynti” -> ”Myyntitilaukset” -> ”Raportit”) raportin nimeltä ”Toimittamattomat tuotteet”. Tämä raportti antaa sinulle kokonaisnäkemyksen kaikista tilauksista, joilla on toimittamattomia tuotteita.
Mikäli asiakas palauttaa tuotteen ja sinun täytyy tehdä hyvityslasku asiakkaalle. Toinen tilanne voisi olla se, että olet syöttänyt tuotteiden määrät liian isoiksi ja huomaat tämän vasta, kun olet jo luonut toimitusten, eli ne ovat jo vähentyneet varastostasi ja täytyy palauttaa.
Tapaus 1. Asiakas palauttaa tuotteen
Aukaise myyntitilaus muokkaustilaan tuplaklikkaamalla sitä hiirellä tai valitsemalla ”Muokkaa” -> ”Muokkaa tilausta”. Valitse ”Toiminnot” -> ”Palauta tuotteita”. Myyntitilaus muuttuu ”palauta” tilaan ja tuoteluetteloon ilmestyy ”Palauta” –sarake. Täytä sarakkeeseen niiden tuotteiden kohdalle, joita haluat palauttaa, palautettavat määrät. Tämän jälkeen paina ”Hyväksy palautus”. Nyt tuotteet on palautettu varastoon. Jos olet jo aikaisemmin laskuttanut tuotteen/tuotteet, jotka palautit, paina ”Luo lasku” -nappia ja ohjelma tekee sinulle automaattisesti hyvityslaskun laskut-osioon. Mikäli tuotteita ei ole aikomuksena lähettää asiakkaalle tulevaisuudessa kannattaa määrät nollata, jotta tilaus ei jää avoimeksi.
Tapaus 2. Olet syöttänyt vahingossa liian isot määrät ja toimittanut ne
Tämä on hieman hankalampi tapaus. Syy siihen on se, että jos
olet syöttänyt liian isot määrät jollekin tuotteelle tilaukseen, toimittanut ne
ja huomaat sen jälkeen, että se pitäisi korjata. Jos teet palautuksen vain
tarvittaville tuotteille, osa tuotteista palautuu varastoon, niin kuin
pitääkin, mutta toimituslähete ei pidä enää paikkaansa. Eli toimituslähete
tulostuu viimeksi tehdystä toimituksesta ja se ei huomioi palautuksen määriä.
Tästä syystä liian suuren määrän toimittamisen ”korjaaminen” tapahtuu
palauttamalla virheellisen tilauksen kaikki tuotteet takaisin varastoon ja
tekemällä sama tilaus uudestaan kopioimalla vanha tilaus. Se tapahtuu näin:
aukaise myyntitilaus muokkaustilaan tuplaklikkaamalla sitä hiirellä tai
valitsemalla ”Muokkaa” -> ”Muokkaa tilausta”. Valitse ”Toiminnot” ->
”Palauta kaikki”. Tarkasta, että ”palautetaan”-sarakkeessa on sama määrä, kuin
toimitettu sarakkeessa ja hyväksy palautus. Nyt kaikki toimitetut tuotteen on palautettu
varastoon. Sen jälkeen sulje tilaus ja valitse ”Muokkaa” -> ”Kopioi tilaus”.
Nyt tilaus avautuu uutena tilauksena. Muokkaa nyt tuotteille oikeat määrät ja
jatka käsittelemällä tilaus normaalisti loppuun. Vanhaan virheelliseen
tilaukseen, joka jää roikkumaan rekisteriin, kannattaa merkata määrät nollaksi
(ettei näy ”Toimittamattomat tuotteet” -raportilla) ja lisätietoihin teksti,
että tätä tilausta ei käsitellä.
